如何用3个职场技能,更好的提高工作效率?

如何快速进入工作状态?

 

作为一个职场新人,最大困扰可能就是不知道怎么快速进入工作状态?

 

特别是刚刚进入职场的时候,一没有人带,二没有人教,自己也无法从根本上形成一个成熟而全面的职场认知,久而久之,常常容易陷入一种“我怎么成了打杂”的怪圈。

 

当然,没有谁一生下来就是CEO,大部分职场人进入职场的第一环节,都是从基层做起,而如果看这篇文章的你恰好就是一个实习生,或者刚刚进入职场。

 

那我的建议就是:

 

比工作更重要的是,在大脑中不断强化“我要工作”的信号。

 

一旦你拥有了这个认知,你就很清楚自己每天该干嘛,什么时间段该做什么事,在这里我给你细化成工作日某一天的具体流程:

 

1. 完成开工仪式

 

今天早上刚刚来到公司,是不是还没有走到工位附近就没有工作状态了?那我建议你来个最好是开工仪式,比如说收拾下桌面+清洗下茶杯+吃点早餐,然后开工。

 

2. 拟好每日清单

 

你可以在开展具体工作之前,写一个每日清单,把今天需要做的事情按轻重缓急逐一列举:

 

1)把今天打算做的事情写到纸上;

2)标记出最重要的3件事;

3)预估下可能发生的调整。

 

看看自己的日程表,是不是有一些会议要占用时间?今天要沟通的事情比较多?或者今天有事要外出?如果这样的话,就尽量少安排计划,避免事情做不完而产生的挫败。 

 

3.学会拆解动作

 

我们都知道,高考中数学最后一道大题都是最难的,也是你需要花费最多时间去求解的。

 

同样的,在职场上你也会遇到一些“需要你花费最多时间”去解决的问题,而这个时候很多人常常觉得“要事第一”,一定要先搞完最难的那一个,可想而知最难的永远是最难搞定的。

 

因为最重要的事通常都是最困难、最困惑的,你想搞定它,又不知道怎么下手,就无法进入工作状态了,自然也就无法提高工作效率了。

 

所以建议学会拆解动作,你思考的只有一个问题:

 

这件事情的下一步行动是什么?

 

比如说做今天上午12点之前你需要完成项目进度汇报PPT,那么完成这个PPT下一步行动是什么?

 

思考如何构建框架,再下一步?

 

找各部门收集整理项目具体进展信息,再下一步?

 

找个合适模板开始整理,再下一步?

 

制作PPT。

 

你看,这样一来就把做项目汇报PPT这个事拆解成了若干个步骤,而不是胡子眉毛一把抓,最烦的是又抓不到重点,还浪费时间。

 

4.学会做笔记

 

很多时候你会发现职场上的事靠脑子是记不住的,所以我的建议是手边常备笔记本,针对一些突发或计划外、又不得不承接下来的事情,写在笔记本上,一方面是不要忘记了,另一方面是别让这种打扰影响你的工作状态。

 

做笔记这个习惯,我从大学毕业到现在一直在坚持,结合上文中的“拟好每日清单”,

 

你会发现坚持的时间越久,接下来工作思路越加清晰且有条理。

如何做好职场时间管理?

 

随着时间的推移,当你慢慢进入工作状态之后,你会发现你遇到了第二个难题,也就是:

 

手上的事情越来越多,每天要和不同部门的人对接工作,每次工作推进都花费大量时间,长此以往,你会发现自己频频顿生一种无力感。

 

是的,这也是我想说的,怎么才能做好职场上的时间管理?

 

这里提供几个小方法:

 

1.打磨时间颗粒度

 

相信大家都对这个“时间颗粒度”已经不陌生了:

 

时间颗粒度指,一个人安排时间的基本单位,是说一个人把时间切成颗粒的意思,代表着一个人的职业化。

 

在这里我想说的是,每个人的时间都是公平的,你我都是一样的24小时,但最终有人保证保量不拖延的完成,也有人时间花了却一事无成。

 

如何高效利用每一分钟,才是问题的关键所在。

 

2.完成每日清单

 

我在上文中就提到尽量去每天写一个每日清单,这能帮助你更好的养成每天开列工作计划、每晚写工作日报的习惯,

 

当然,这并不是为了给领导看,而是为了培养自己的觉察能力和时间掌控力。

 

一个进阶的工作习惯是每一个月自己拿出两个小时,拉一遍重要事项清单。需要注意的是,这些计划和清单一定要用能勾选的模式,每完成一项就打勾,这是你能给自己创造的一个“最小化正反馈”。

 

3.堵住时间缺口

 

我自己就亲身经历过,在某一个项目项目上花费大量时间,结果投入产出不成正比的时候,所以很多时候,并不是你花了时间就一定能得到正向反馈。

 

这个时候,我的建议是:

 

把严重消耗时间的低产出项目从计划表里删掉,只有这样才能更好的堵住时间的缺口。

 

我以前刚刚到深圳工作的时候,是住在远离市区的宝安区石岩镇,而上班的地方在世界之窗,每天来回上班时间都已经超过2小时有时候甚至更久,后来搬到了世界之窗,通勤时间不超过10分钟,我可以有更多的时间来提升自己和跑步锻炼。

 

而两年之后,因为工作投入度更高获得的涨薪完全能覆盖房租投入成本,更别提因此告别了无尽拥挤的深圳1号线的早晚高峰。

 

4.找到协助对象

 

职场到最后总是要找人合作的,不管是别人找你,还是你找别人。

 

当你找到一个可以授权和协作的对象,积极“传球”的时候,你会发现你的工作效率大大提升,就像一场篮球,你1个人打5个和5个人对打结果肯定是不一样的。

 

而职场的特点恰恰又是需要团队作战,开展工作时就像球场上的中场发动机,不仅自己善于带球突破,还要眼观六路随时准备传球,及时请别人帮忙,让自己聚焦于主线任务。

 

5.找到最佳状态

 

最后,还有个事也想提一句,我以我自己为例:

 

我发现自己在状态差的时候,工作和学习质量和效果也是最差的。

 

而如果是早上或上午,我可以心无旁骛的完成各种事情,但到了下午或者晚上,整个人时常会出现懈怠和注意力不集中的情况,甚至一个晚上都看不完一篇5000字的文章。

 

所以,我最后一个建议就是:

 

在自己状态最好的时候去做最重要的事情,而不是在状态最差的时候浪费最宝贵的时间。

如何争取更多职场资源?

 

当你一步步走向职场更深处的时候,你就会慢慢发现比工作更重要的是:

 

你需要更多的人来帮你工作,或者说,你需要和更多的人一起去完成工作。

 

而这个时候,你就会发现别人也是这个状态,而本身固有的资源只有这么多,于是问题就爆发了:

 

在一个存量的世界里,如何在变量的过程中,去尽可能的实现资源最大化?

 

在这里谈谈我的理解:

 

1.珍惜每次合作

 

能拿到更多资源的人,不是因为在抢资源的时候有办法,而是因为日常工作中就表现出来的靠谱,让大家对他有信任。

 

有句话说的好:

 

信心,比黄金更重要。

 

同样的,在职场,信誉比加薪更重要。

 

可以说,重视积累自己的工作信用远比一次加薪更重要,因为工作信用本身就是一笔巨富。

 

2.提高能见度

 

我在很多篇文章都提到过一个观点,就是有意识地提高工作曝光度。

 

主动与上下游的同事、分管的领导聊聊工作进展,让大家知道你在做什么、取得了什么阶段性成果。千万不要只顾埋头拉车,不与别人交流。

 

只有你被看见的,你的努力才能被看见。

 

3.尽量不等于交付

 

谁都有不想工作的时候,特别是你不想接的项目和案子,但是这个东西既然以及派给你了,建议就别用“尽量搞定”这种思维去敷衍。

 

记得以前上学的时候,老师经常说:

 

“人哄地皮,地哄肚皮。”

 

凡事要是到了尽量和敷衍的时候,可想而已未来的路恐怕很难走。

 

而如果你能做到可交付的地步,至少说明这个结果在离开你手的时候已经是个完成品,不需要下家修补你的工作才能继续下一个流程。

 

公司生态中,谁的结果最可交付,也就说明他的投入产出比最高,而自然资源和收益就会迅速集中到那里。

 

4.整体大于局部之和

 

公号“拾遗”里有句话写的很好:

 

我们在观察和认识一个人时,要看他是整体大于局部之和,还是整体小于局部之和。而我们自己,也要争取成为一个整体大于局部之和的人。

 

如果能把自己的工作放到业务全局里做对照,找到自己对全局做贡献的方式。

 

而不是不管做什么事情,光想着自己那点利益;

也不是不管身在什么位置,光盘算自己那点私欲。

 

只有当你放下眼前这点蝇头小利的时候,你才有可能看到更远方的星光黎明。

 

写在最后:

 

在文章的最后,讲个小故事:

 

在上个世纪的100年的时间里,英国自行车手的成绩很差,差到什么地步呢?

 

在过去这么多年,只收获过一块奥运金牌,而在“环法自行车赛”里没有拿过任何一枚奖牌。以至于自行车制造商都不愿卖给他们装备,觉得有损自己品牌和声誉。

 

在2003年,英国自行车协会聘请了一位新教练,仅仅5年时间,在2008年奥运会上,英国自行车队就拿下了项目中60%的金牌。

 

这位教练做了什么?

 

其实也没什么,只不过是:

 

重新设计自行车座,使其更加舒适;

用酒精擦涂车胎,以获得更好抓地力;

让医生教每个队员怎么正确洗手,减少患感冒的概率;

测试不同纺织品在空气中的阻力大小,给队员换上更轻便阻力更小的衣服;

把运送自行车的卡车内部漆成白色,及时清理灰尘,降低对自行车性能的影响。

 

他们车队进行了数百个这样细节上的改进,最后取得了让人刮目相看的好成绩。

 

这也是我最后想表达的:

 

有时候我们常常迷失在宏大的目标当中,

却又止步于一次次琐碎又乏味的重复之中。

 

任何伟大的目标,都源于无数次微小习惯的坚持。

 

也正是这些微小习惯的坚持,能让你在未来有机会走的更远,飞的更高。